"דע מאין באת, ולאן אתה הולך".
כשיוצאים למסע חשוב, יש להגדיר את היעד שאליו חפצים להגיע. לא פחות חשוב, לדעת מאין יוצאים. בכל רחבי העולם, כמו גם בישראל, עסקים רבים נכשלים לאחר שלא קראו את המפה העסקית, ומשום שלא הכירו והבינו את העוצמות והחולשות של העסק, עובדיו והעומדים בראשו. חברות משקיעות הון עתק במחקר ופיתוח, בשיווק ובמכירות, אך מזניחות כלים לשיפור התוצאות העסקיות, כגון שימוש במשובי שביעות-רצון של לקוחות, עובדים ושותפים, כלים שיכולים להאיר בקלות נקודות תורפה חבויות, וכך להוביל לתיקונן. ההשקעה במשובים כגון אלה היא זניחה, לעומת משאבים המושקעים במחקר ובפיתוח, בשיווק ובמכירות, למרות שהתועלת מהמשובים עשויה להיות עצומה. במקרים רבים מקבל ההחלטות אינו נחשף למידע חיוני, או שהוא נחשף רק לפיסות מידע חלקיות או שגויות. לעיתים המידע אינו מקבל את ההתייחסות הנכונה. מצב זה מקשה תכופות על קבלת ההחלטות הנכונות, ואף מכשיל את הארגון כולו.
אחד הפתרונות האפקטיביים ביותר על מנת להעניק למקבל ההחלטות תמונה רחבה ומידע חשוב, הוא האבחון. מטרת האבחון אינה לחפש אשמים, אלה למצוא פתרונות. על מנת לזהות בצורה בהירה וברורה את הפער בין המצוי לרצוי, חברת הגשמה עורכת אבחון בתוך הארגון ואף מחוצה לו. האבחון הוא למעשה מעין צילום רנטגן של הארגון ומיפוי סביבתו העסקית. הדגש מושם על נקודת המוצא של הארגון ועל נקודות השינוי המרכזיות בהן יש להתמקד על-מנת ליצור תוצאות גבוהות.
האבחון מתבצע על ידי הגשמה כגורם חיצוני, מקצועי ואובייקטיבי. הוא מותאם לתחום הפעילות של הארגון ומתבצע מול מנהלים ועובדים רלוונטיים בארגון. הוא כולל, בין השאר, סדרה של ראיונות אישיים, ייחודיים ודיסקרטיים. לעיתים, ועל-פי צורך, האבחון מתבצע מול גורמים חיצוניים, כגון לקוחות, ספקים ושותפים, ולפעמים נעשה גם שימוש בכלי האבחון של "לקוח סמוי".
התהליך מאיר את הארגון מנקודות מבט שונות וחדשות, מקבץ מידע רב, חושף ומבליט חולשות ונקודות חוזק, מחדד דילמות קיימות, ומזהה אתגרים ותחומים המצריכים חיזוק או שינוי. האבחון שם דגש על סדרי העדיפויות החיוניים להשגת מטרות הארגון. האבחון חושף ומבליט את המידע החשוב, ופותח אפשרויות הסתכלות נוספות. כך נוצרת ראיה רחבה, המקטינה את הסיכונים, ומשפרת משמעותית את סיכויי הצלחת הארגון לשגשג ולהגשים את מטרותיו.
תהליך האבחון
- סדרה של ראיונות וסקרים פנים וחוץ ארגוניים.
- ניתוח והצלבת הממצאים מהגורמים השונים, בנוגע למצב הפנים ארגוני והסביבה העסקית – המצוי.
- זיהוי וניתוח המטרות, כלומר התוצאות הרצויות למנהלי החברה – הרצוי.
- זיהוי וניתוח הגורמים המעכבים את יצירת התוצאות הרצויות הנ"ל – הפער בין הרצוי למצוי.
- זיהוי ואיתור הנקודות בהן יש להתמקד, על-מנת להשיג את התוצאות הרצויות – נקודות השינוי.
- הכנת תוכנית אימון על-פי הממצאים, בשיתוף עם מנהלי החברה – תהליך האימון.
- הפקת דו"ח מקיף ומסכם הכולל ניתוח "רצוי מול מצוי" בכל חתך רלוונטי: הגדרות תפקיד, ניהול שוטף, תהליכי שיווק ומכירה, שירות לקוחות, כוח אדם, ניצול משאבים, אכזבות, מכשולים וכד'
- הגשת הדוח לעומדים בראש הארגון. עריכת פגישת משוב במהלכה יוצג "תיק מסקנות ודרכי פעולה לשיפור".
התועלות המרכזיות של המיפוי
- קבלת תמונת מצב עדכנית של תחומים שונים בעסק, כגון ניהול, שיווק, מכירות, תפעול וכספים; זיהוי והבלטת נקודות חוזק, חולשות, הזדמנויות וחסמים.
- הפקת מידע חשוב לשיפור הפעילות העסקית באמצעות ביצוע האבחון על-ידי גורם חיצוני, מקצועי ואובייקטיבי, ממקורות מגוונים, ובכללם עובדי הארגון ואף גורמים חשובים שמחוצה לו.
- המלצות לשיפור המצב הקיים ולהשגת מטרות הארגון ולשגשוגו. חלק מן ההמלצות רלוונטיות לטיפול פנים ארגוני. חלקן ניתנות ליישום באמצעות תהליכי אימון וגורמים חיצוניים.
לסיכום
מניסיוננו, תהליך האבחון המקיף והמקצועי אותו מבצעת חברת הגשמה לאורך השנים, יוצרת ללקוחות אפקט ומשמעותי., שהתבטא גם בשיפורים משמעותיים בתוצאות העסקיות!!!
עליסה: "האם תוכל לומר לי, בבקשה, איזו דרך עליי לבחור מכאן?".
החתול: "זה תלוי רבות במקום אליו את רוצה להגיע".
עליסה: "לא אכפת לי כל כך - "
החתול: "אז לא משנה לאן תלכי,"
(מתוך: לואיס קרול, "עליסה בארץ הפלאות")
